Est par la norme ISAN considérée comme une œuvre audiovisuelle toute oeuvre incluant une suite d’images animées (avec ou sans son) : oeuvre cinématographique ou audiovisuelle au sens du Code de la Propriété Intellectuelle, mais aussi plus largement tout enregistrement audiovisuel ayant vocation à être diffusé quel que soit le médium (support physique ou non), les jeux vidéo, etc. Dans la norme ISAN, la notion d’œuvre n’est associée à aucune notion de droit.

Une Série est le titre générique permettant d’associer plusieurs œuvres ayant un lien ou une continuité entre elles : ces œuvres sont des épisodes.
L’intitulé (titre) d’une Série (ou « Tête de série ») ne fait pas en lui-même l’objet d’une immatriculation ISAN ayant vocation à être rendue public. Néanmoins, tous les ISAN associés aux épisodes liés à la tête de série ont la même racine (trois premières séries de 4 caractères de l’ISAN).
À noter qu’une série peut exceptionnellement ne comporter qu’un seul épisode (exemple : l’épisode pilote de la série).

Un Épisode est lié à une Série. Les liens qui permettent d’identifier les épisodes sont laissés à l’appréciation du déclarant. Néanmoins, tous les épisodes d’une série sont de même type.

Un Consultant est un Client qui souhaite consulter la base des œuvres connues et enregistrées auprès d’ISAN. Le Consultant ne soumet pas d’œuvre à l’enregistrement. Son accès à l’application est autorisé par l’Agence Française ISAN, il est également connu en tant que Consultant par ISAN.IA.

Oeuvre audiovisuelle contenant une ou plusieurs autres oeuvres ou parties d’oeuvres audiovisuelles, aucune d’entre elles ne constituant une part majeure de l’oeuvre audiovisuelle composite prise dans sa totalité. La notion d’oeuvre composite n’est à utiliser que pour créer en tant que de besoin un lien entre une oeuvre « contenant » (l’oeuvre composite en cours d’immatriculation) et différents « contenus » audiovisuels inclus dans cette oeuvre composite et qui ont fait eux-mêmes l’objet d’une immatriculation ISAN préalable.

Un Déclarant est un Client susceptible de proposer une ou plusieurs œuvres pour l’obtention d’ISAN. Dans le cadre du fonctionnement défini par l’Agence Française ISAN, un Déclarant est un producteur audiovisuel ou cinématographique, ou le mandataire d’un tel producteur. Son accès à l’application est autorisé par l’Agence Française ISAN, il est également connu en tant que Déclarant (Registrant) par ISAN.IA.

L’Agence Internationale ISAN, ou ISAN-IA, est la structure internationale qui garantie l’unicité des ISAN pour chaque œuvre et leur conformité par rapport à la norme ISO. Elle attribue les ISAN aux œuvres et gère la base centralisée de l’ensemble des ISAN. ISAN-IA met à disposition des outils permettant de vérifier l’unicité de l’œuvre soumise à enregistrement.

L’Agence Française ISAN, ou A.F. ISAN, est la personne morale ayant en charge la mise en œuvre de la mission de l’Agence Internationale auprès des Déclarants de France. La mission de l’A.F. ISAN, dans le cadre de la présente application, est la gestion des Clients, le relais de leurs demandes d’enregistrement auprès d’ISAN-IA ainsi que le soutien et l’assistance aux utilisateurs des Clients pour l’enregistrement des œuvres et la résolution des conflits.

La demande d’ISAN est une action initiée par le Déclarant. Celui-ci décrit auprès de l’Agence Française ISAN la ou les œuvres audiovisuelles pour lesquelles il souhaite obtenir un ou des ISAN. La description de l’œuvre est un processus guidé.

Un ISAN projet (ou In-Dev), ou ISAN pour œuvre en Développement, est un ISAN alloué à un déclarant avant que l’œuvre puisse être complètement décrite. Il n’est considéré comme valide que lorsque l’œuvre est complètement décrite par le déclarant et validée par ISAN-IA. Après activation, il devient alors un ISAN à proprement parler.
À un ISAN projet n’est associé de façon définitive aucune information décrivant une œuvre.

Le Catalogue d’un Déclarant correspond à l’ensemble des ISANs et métadonnées correspondantes enregistrés par (ou pour le compte) dudit Déclarant.
Par extension, le Catalogue de l’AF.ISAN correspond à l’ensemble des ISANs et métadonnées correspondantes enregistrés par les différents Déclarants relevant de l’AF.ISAN.

Les demandes d’ISAN émises par les Déclarants et transmises par l’AF.ISAN sont traitées par ISAN-IA afin de déterminer si les œuvres que les Déclarants souhaitent immatriculer ne sont pas déjà liées à un ISAN (donc enregistrées dans la base des ISAN).
ISAN-IA identifie les œuvres potentielles déjà immatriculées pouvant faire référence à la demande d’ISAN du Déclarant. En fonction du type et nombre de similitudes, des conflits potentiels sont identifiés par ISAN-IA.
Selon leur complexité, ces conflits sont résolus par le Déclarant lui-même ou par l’Agence d’Enregistrement qui a transmis la demande (ici AF.ISAN).
À l’issue de la gestion de conflit, il peut apparaître que : l’œuvre existe dans la base de données ISAN.IA et a déjà un ISAN affecté. Il est alors souhaitable d’abandonner la demande
l’œuvre existe déjà en tant que demande d’enregistrement dans la base de données ISAN.IA. Le Déclarant ou l’Agence peut alors demander et obtenir l’ISAN. La demande préexistante devient alors un doublon de l’œuvre nouvellement enregistrée
une œuvre ressemblant à celle décrite lors de la demande existe en base mais ne correspond pas à celle de la demande. Il est alors possible de revendiquer et d’obtenir un nouvel ISAN qui sera attribué à l’œuvre de la demande

Si aucun conflit n’est détecté par ISAN.IA, un ISAN est attribué à la demande et celle-ci est enregistrée. L’ISAN attribué est ensuite communiqué au Déclarant.